GPS su auto aziendali: vantaggi e compatibilità con la privacy

L’auto aziendale è uno dei benefit più apprezzato dai lavoratori. Disporre di un mezzo di trasporto con incluse revisioni annuali, spese di carburante e assicurazione, consente infatti di risparmiare notevolmente sul proprio bilancio annuale.

Ad oggi, sempre più realtà, decidono di installare localizzatori GPS su auto aziendali. L’obiettivo è quello di monitorare in tempo reale la posizione delle auto, spostamenti, ed eventuali manomissioni. Questa pratica è diventata sempre più necessaria soprattutto alla luce dell’incremento costante dei furti d’auto. Basti pensare che, solo i Lombardia, i furti di auto sono aumentati del 15% nell’ultimo anno, raggiungendo quota di circa 10000 mezzi rubati.

Soprattutto in grandi città come Milano e Roma, dove i furti d’auto sono finalizzati al riciclaggio internazionale, i localizzatori GPS sulle auto aziendali possono consentire il ritrovamento e il recupero dei mezzi in brevissimo tempo.

Tuttavia, se da un lato le aziende motivano questa scelta come forma di protezione di beni di un certo valore, è vero anche che tali localizzatori GPS per flotte possono monitorare spostamenti e movimenti dei dipendenti.  Aprendo pertanto un acceso dibattito sulla tutela della privacy dei lavoratori.

I vantaggi dell’uso di localizzatori GPS su auto aziendali

Come accennato, dotare le automobili aziendali di appositi localizzatori GPS può risultare vantaggioso in termini di sicurezza, non solo per la flotta ma anche per gli stessi dipendenti.

I vantaggi dell’uso dei GPS per le aziende

• Facilità di ritrovamento in caso di furti e registro di eventuali danni e/o manomissioni
• Dati sull’utilizzo dei veicoli e su costi e consumi del carburante

• Pianificazione degli itinerari, dei percorsi e degli orari degli appuntamenti per ridurre costi e consumi

I vantaggi dell’uso dei geolocalizzatori per i dipendenti

• In caso di incidente o traffico, è possibile segnalare in maniera immediata la problematica all’azienda, che potrà verificare e comunicare i percorsi alternativi migliori o inviare qualcuno in soccorso.
• In caso di lavoro in aeree remote o all’estero, i localizzatori GPS PAJ consentono di rintracciare il veicolo in maniera immediata anche dove è difficile orientarsi. Inoltre, è opportuno ricordare, che i GPS PAJ grazie alla tecnologia 4G funzionano in più di 100 paesi nel mondo

Gps auto sui veicoli aziendali e Privacy dei lavoratori sono compatibili?

Per rispondere a questa domanda è importante guardare all’ Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori che regola l’utilizzo di “Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo” e sostiene che:

“Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali”.

Pertanto, se per fini organizzativi, per la tutela del patrimonio aziendale, o per sicurezza, il datore di lavoro può sempre fare uso dei localizzatori GPS nelle auto aziendali. L’unica condizione da rispettare è la stipula preventiva di accordi  con le rappresentanze sindacali o con l’ispettorato del lavoro.

Una volta stipulati questi accordi, i lavoratori devono essere informati sulla presenza e sul futuro utilizzo di tali dispositivi GPS, prima che questi inizino a raccogliere dati. Attraverso l’informativa sulla privacy, i datori devono informare i propri dipendenti circa l’uso di tali dispositivi, i limiti di utilizzo e i diritti dei lavoratori in merito.

A proposito della geolocalizzazione ai fini di sicurezza, si è pronunciato anche il Garante della Privacy che, in un provvedimento del 2018, ha determinato che sia legittima a patto che:

• deve essere chiaramente segnalato sul dispositivo, tramite icona, che la geolocalizzazione è attiva
• la geolocalizzazione deve essere disattivata durante le pause dall’attività lavorativa, e i dipendenti devono essere informati su quando è possibile disattivare la geolocalizzazione
• se, per un arco di tempo più o meno ampio, non vi è alcun tipo di attività da parte dell’operatore, la posizione geografica dei mezzi deve essere oscurata

Limiti sull’uso dei localizzatori GPS su auto a uso promiscuo

La maggior parte delle volte, le aziende concedono l’utilizzo dell’auto anche al di fuori dell’orario di lavoro e per attività personali non legate a quella lavorativa. Questo aspetto fa riflettere su come, proprio in questo caso, sia necessario limitare ulteriormente l’utilizzo di un geolocalizzatore, per evitare di violare la privacy del lavoratore al di fuori del normale orario di lavoro.

Pertanto, è fondamentale che l’azienda si doti di GPS per auto che siano facilmente attivabili, durante l’orario di lavoro. E disattivabili quando le auto vengono utilizzate al di fuori dell’orario lavorativo e per scopi personali.

Trattamento dei dati personali: la normativa Europea

Dal momento che, i dati registrati dai localizzatori GPS coinvolgono non solo dei veicoli, ma anche delle persone, è importante trattarli seguendo le norme del GDPR, ovvero del Regolamento generale sulla protezione dati dell’Unione Europea.

Nello specifico, bisogna fare riferimento al Regolamento UE (2016/679) che chiede alle aziende di gestire i dati dei dipendenti tenendo conto, tra le tante cose, di:

• modalità del trattamento dei dati
• finalità perseguite dall’azienda
• i rischipreventivati nella raccolta e le misure necessarie
• designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che generalmente è il fornitore del software di tracciamento)
• designazione di individui autorizzati all’accesso di tali dati
• i tempi di conservazione dei dati trattati (data retention).

Un alto aspetto da sottolineare riguarda il fatto che il datore di lavoro non può utilizzare i dati raccolti per giustificare licenziamenti o sanzioni a danno del dipendente. Una recente sentenza ha infatti sancito come il GPS non possa essere utilizzato come unica prova per dimostrare l’inadempimento ai propri compiti di un dipendente.

Per concludere, se per esigenze specifiche e giustificabili, un localizzatore GPS può essere installato su un auto aziendale. A condizione di aver preso accordi in merito e in maniera preventiva con gli enti preposti alla tutela dei diritti della specifica categoria di lavoratori.

Inoltre, in linea di massima e salvo casi specifici, I dati raccolti non possono essere usati contro i dipendenti per sanzioni disciplinari.